Как отсылать документы бухгалтеру удаленно и не тратить время на визиты.
Поздравляем! Теперь все документы (доходы и расходы) которые вы приносили лично, можно отсылать нам удаленно через специальный, защищенный канал. Время же, которое вы тратили на дорогу к нам и на поиск стоянки (которую не всегда просто найти), вы сможете провести с большей пользой и удовольствием.
Начните отсюда
Вы должны отсылать документы только с зарегистрированного у вашего бухгалтера номера телефона и адреса эл. почты (при желании можно добавить несколько).
Если вы отошлете документ с неизвестного номера, система просто не сможет понять, кто послал документ.
Как отсылать расходы (הוצאות)
Если у вас распечатанная накладная от поставщика (хешбонит) то вы просто фотографируете ее и отправляете на специальный номер WhatsApp.
Через минуту после отсылки в WhatsApp, вы получите подтверждение о доставке.
Для вашего удобства, добавьте номер телефона WhatsApp для отсылки документов в телефонную книгу под понятным вам названием, так вам будет проще его находить.
Если вы получили хешбонит от поставщика через WhatsApp, по SMS или через любое другое приложение на телефоне - просто пересылаете ее через WhatsApp
Через минут после отсылки в WhatsApp, как и в прошлом случае, вы получите сообщение о доставке.
Важно помнить! По закону, даже электронные документы нужно хранить в течении 7 лет.
Если вы получили хешбонит по электронной почте как прикрепленный файл (например, счет за электричество или арнону), просто перешлите письмо на специальный адрес (даже если в письме несколько файлов, система распознает какой из них относится к делу).
Через несколько минут после отправки придет подтверждение о доставке со ссылкой на распознанный документ (вы сможете проверить, что система распознала его правильно)
Далее программа-робот пересылает его вашему бухгалтеру, он обрабатывает его, если возникнут вопросы (например документ вышел размытым), ваш бухгалтер свяжется с вами.
Как отсылать доходы (הכנסות)
Если в вашем бизнесе используется программа для бухгалтерии, например такая как Green Invoice, то не нужно отсылать каждый счет (хешбонит), выставленный клиенту. Нужно отослать только месячную сводку (рикуз).
Вопросы и ответы
- что будет если я отошлю несколько раз один и тот же документ?
Ничего страшного, такое случается с электронными документами. Наша программа умеет не допускать повторы.
Но, чтобы вам было проще, мы рекомендуем после отсылки документа отрывать у него уголок. Так вы не запутаетесь.
- А что делать с бумажными документами? Нужно ли их хранить?
Да, вы должны их хранить и это очень важно. Налоговые органы требуют хранить оригинал в течении 7 лет.
- Нужно ли что-то доплачивать за возможность отсылать документу удаленно? Нет, не нужно.
- Как я могу узнать, отослался ли документ? После отсылки вы должны получите оповещение об успешном получении.